Privacy Policy

КаргоМайнд ЕООД · ЕИК 208753920 · Bulgaria · Last updated: 12 October 2026

1. Data Controller

КаргоМайнд ЕООД (CargoMind Ltd), ЕИК / UIC 208753920, registered in Bulgaria, trading as CargoMind ("we", "us"), is the data controller for the personal data described in this policy. Contact: hello@cargomind.app, +359 877 643 688.

2. Data We Collect

Account data: name, email, phone, company name and VAT details, role, hashed password.
Operational data you enter or upload: orders, routes, invoices, expenses, documents and files (e.g. insurance policies, vignette receipts, CMRs), driver, customer and partner records.
Location and vehicle data: GPS positions, mileage and similar data when you connect a telematics provider or your drivers use the driver app.
Usage and device data: IP address, browser type, log and error data — for security, support and improvement.
Billing data: subscription invoices and payment records. We never store payment-card numbers.
Website visitors: if you accept cookies on www.cargomind.app, Google Ads conversion measurement (see section 9).

3. Purposes & Legal Basis

Providing the TMS service and support: performance of a contract (Art. 6(1)(b) GDPR).
Security, fraud and abuse prevention: legitimate interest (Art. 6(1)(f) GDPR).
Product improvement: legitimate interest.
Invoicing and accounting: legal obligation (Art. 6(1)(c) GDPR).
Marketing emails and advertising measurement on our website: consent only (Art. 6(1)(a) GDPR) — you can withdraw it at any time.

4. Data You Manage in CargoMind

For the personal data your company enters about its drivers, employees, customers and partners, your company is the controller and CargoMind acts as processor on your behalf, under the data-processing terms in our Terms of Service. We process that data only to provide the service, keep it confidential and secure, and delete or return it when your account ends.

5. Data Retention

Data is retained while your account is active. Before closing an account you can export your data (the app's exports, or ask us). When an account is deleted, personal data is removed within 30 days, except records we must keep by law (e.g. invoices and transport records, kept for up to 5 years in line with Bulgarian and EU rules).

6. Data Storage & International Transfers

Our servers, databases, file storage and backups are hosted in data centres of Hetzner Online GmbH in the European Union. When you use AI features (reading documents with OCR, the AI assistant, AI suggestions), the document or text you submit is sent for processing to Anthropic PBC (USA) under the EU Standard Contractual Clauses; under its commercial terms Anthropic does not use these inputs to train its models. We do not otherwise transfer personal data outside the EEA without appropriate GDPR safeguards.

7. Your Rights Under GDPR

You have the right to access · rectify · erase · restrict processing · object · data portability and to withdraw consent at any time (without affecting earlier processing). Contact hello@cargomind.app to exercise any right. If your data was entered by a company using CargoMind, we will forward your request to that company, which is the controller.

8. Sub-processors

Depending on the features you use, we rely on these processors, all bound by data-processing agreements: Hetzner (hosting, storage, backups — EU); Anthropic (AI processing — USA, SCCs); Google (maps and address services; Google Ads on our public website only with your consent); HERE Technologies and OpenStreetMap / Nominatim (routes, addresses, distances); Sentry (error monitoring, with personal data removed); Brave Search (public company look-ups in the company check — company identifiers only); Telegram and Twilio / WhatsApp (only if you connect these messaging channels); and our email delivery provider. Our website and application serve their fonts from our own servers. On a first visit, the public website asks Cloudflare which country you are in to show the page in your language, and the driver mobile app loads its fonts from Google Fonts — both receive the IP address only to answer that request (legitimate interest; no cookies). We never sell your data.

9. Cookies & Similar Technologies

Strictly necessary (always on):

a secure, http-only login cookie that keeps you signed in (up to 7 days);
browser storage for your signed-in profile (cm-web-auth) and, in the driver app, the driver's sign-in token on the driver's phone;
browser storage for your language, theme and interface preferences and for your cookie choice (cm-cookie-consent, kept 12 months);
for the free company check: your recent checks in the browser (cm_fc_mine) and a cookie cm_free_check (30 days) that links a check you ran to the account you then create.

These do not track you across sites.

Advertising measurement (only with your consent): on our public website www.cargomind.app we use Google Ads (conversion tracking) to see which ads bring visitors. It is loaded only after you click "Accept" in the cookie banner, only on www.cargomind.app, and may set Google cookies such as _gcl_au (up to 90 days) for that site only. The CargoMind application itself never uses advertising cookies. You can change your choice at any time via "Cookie settings" in the website footer or by clearing your browser's site data.

10. Policy Changes

We may update this policy and will notify users of material changes by email at least 14 days in advance. The date of the latest version is shown at the top.

11. Contact & Supervisory Authority

Privacy queries: hello@cargomind.app. You may also lodge a complaint with the Bulgarian Commission for Personal Data Protection (CPDP): www.cpdp.bg.

Политика за поверителност

КаргоМайнд ЕООД · ЕИК 208753920 · България · Последна актуализация: 12 октомври 2026 г.

1. Администратор на лични данни

КаргоМайнд ЕООД, ЕИК 208753920, регистрирано в България, с търговско наименование CargoMind („ние“), е администратор на личните данни, описани в тази политика. Контакт: hello@cargomind.app, +359 877 643 688.

2. Какви данни събираме

Данни за профила: име, имейл, телефон, наименование на фирмата и данни по ДДС, роля, хеширана парола.
Оперативни данни, които въвеждате или качвате: поръчки, маршрути, фактури, разходи, документи и файлове (напр. застрахователни полици, бележки за винетки, ЧМР), данни за шофьори, клиенти и партньори.
Данни за местоположение и превозни средства: GPS позиции, пробег и подобни данни, когато свържете телематичен доставчик или шофьорите ви използват мобилното приложение.
Данни за използване и устройства: IP адрес, тип браузър, логове и грешки — за сигурност, поддръжка и подобрения.
Данни за плащания: фактури за абонамента и записи за плащания. Никога не съхраняваме номера на платежни карти.
Посетители на сайта: ако приемете бисквитките на www.cargomind.app — измерване на конверсии в Google Ads (вж. т. 9).

3. Цели и правно основание

Предоставяне на услугата и поддръжка: изпълнение на договор (чл. 6, пар. 1, б. „б“ ОРЗД).
Сигурност и предотвратяване на злоупотреби: легитимен интерес (чл. 6, пар. 1, б. „е“ ОРЗД).
Подобряване на продукта: легитимен интерес.
Фактуриране и счетоводство: законово задължение (чл. 6, пар. 1, б. „в“ ОРЗД).
Маркетингови имейли и измерване на реклами в сайта: само със съгласие (чл. 6, пар. 1, б. „а“ ОРЗД) — можете да го оттеглите по всяко време.

4. Данни, които управлявате в CargoMind

За личните данни, които фирмата ви въвежда за своите шофьори, служители, клиенти и партньори, фирмата ви е администратор, а CargoMind е обработващ от нейно име, съгласно условията за обработване в Общите условия. Обработваме тези данни само за предоставяне на услугата, пазим ги поверителни и защитени и ги изтриваме или връщаме при прекратяване на профила.

5. Срок на съхранение

Данните се съхраняват, докато профилът е активен. Преди закриване можете да изнесете данните си (чрез експортите в приложението или като ни пишете). При изтриване на профил личните данни се премахват в срок до 30 дни, с изключение на записите, които сме длъжни да пазим по закон (напр. фактури и транспортни документи — до 5 години според българското и европейското право).

6. Съхранение и предаване извън ЕС

Сървърите, базите данни, файловете и резервните копия се хостват в центрове за данни на Hetzner Online GmbH в Европейския съюз. Когато използвате AI функции (разпознаване на документи, AI асистент, AI предложения), документът или текстът, който подавате, се изпраща за обработка на Anthropic PBC (САЩ) въз основа на Стандартните договорни клаузи на ЕС; съгласно търговските си условия Anthropic не използва тези данни за обучение на моделите си. Извън това не предаваме лични данни извън ЕИП без подходящи гаранции по ОРЗД.

7. Вашите права по ОРЗД

Имате право на достъп · коригиране · изтриване · ограничаване на обработването · възражение · преносимост и да оттеглите съгласието си по всяко време (без това да засяга предходното обработване). Пишете ни на hello@cargomind.app. Ако данните ви са въведени от фирма, която използва CargoMind, ще препратим искането ви към нея като администратор.

8. Подизпълнители (обработващи)

В зависимост от използваните функции работим със следните обработващи, обвързани с договори за обработване на данни: Hetzner (хостинг, файлове, резервни копия — ЕС); Anthropic (AI обработка — САЩ, СДК); Google (карти и адреси; Google Ads в публичния сайт само с ваше съгласие); HERE Technologies и OpenStreetMap / Nominatim (маршрути, адреси, разстояния); Sentry (наблюдение на грешки, с премахнати лични данни); Brave Search (публични справки за фирми при проверката на фирма — само фирмени идентификатори); Telegram и Twilio / WhatsApp (само ако свържете тези канали); и доставчика ни на имейли. Сайтът и приложението зареждат шрифтовете си от нашите сървъри. При първо посещение публичният сайт пита Cloudflare от коя държава сте, за да покаже страницата на вашия език, а мобилното приложение за шофьори зарежда шрифтовете си от Google Fonts — и двете получават IP адреса само за да отговорят на тази заявка (легитимен интерес; без бисквитки). Никога не продаваме данните ви.

9. Бисквитки и подобни технологии

Задължителни (винаги включени):

защитена http-only бисквитка за вход, която ви държи влезли (до 7 дни);
хранилище в браузъра за профила ви след вход (cm-web-auth), а в приложението за шофьори — токенът за вход на шофьора на неговия телефон;
хранилище в браузъра за езика, темата и настройките на интерфейса и за избора ви за бисквитки (cm-cookie-consent, пази се 12 месеца);
при безплатната проверка на фирма: последните ви проверки в браузъра (cm_fc_mine) и бисквитка cm_free_check (30 дни), която свързва направената проверка с профила, който създадете след това.

Те не ви проследяват в други сайтове.

Измерване на реклами (само с ваше съгласие): в публичния сайт www.cargomind.app използваме Google Ads (проследяване на конверсии), за да виждаме кои реклами носят посетители. Зарежда се само след като натиснете „Приемам“ в банера за бисквитки, само на www.cargomind.app, и може да постави бисквитки на Google като _gcl_au (до 90 дни) само за този сайт. Самото приложение CargoMind никога не използва рекламни бисквитки. Можете да промените избора си по всяко време от „Настройки за бисквитки“ в долната част на сайта или като изчистите данните на сайта в браузъра.

10. Промени в политиката

Можем да актуализираме тази политика и ще уведомим потребителите за съществени промени по имейл поне 14 дни предварително. Датата на последната версия е посочена в началото.

11. Контакт и надзорен орган

Въпроси за поверителността: hello@cargomind.app. Можете да подадете жалба и до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД): www.cpdp.bg.